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QUE ES LA ADMINISTRACION
La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:

1. Investigación
2. Planificación
3. Coordinación
4. Control
5. Previsión
6. Organización
7. Comando

Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1. Planificación
2. Designación de Personal
3. Control
4. Organización
5. Dirección

Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Coordinación
5. Control

La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.

El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.

I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.
Proceso Administrativo

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
Funciones del Administrador

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Ciclo Administrativo

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Proceso Administrativo

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.
Proceso administrativo
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION
La teoría clásica de la administración fue desarrollada por el francés Henri Fayol. Para la época en que fue desarrollada, esto es 1916 aproximadamente, la teoría en boga era la formulada por Taylor en los Estados Unidos y se caracterizaba por el énfasis en la tarea realizada por el operario (es decir, el cargo o función) era pues, la administración científica. Por otro lado, Fayol formulaba su teoría clásica que se caracteriza por el énfasis en la estructura que la organización debería poseer para ser eficiente.

De acuerdo a Taylor, la eficiencia en las organizaciones se obtiene a través de la racionalización del trabajo del operario y en la sumatoria de la eficiencia individual. Sin embargo, en la teoría clásica por el contrario, se parte de un todo organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas, fuesen ellas órgano o personas.

Fayol parte de la proposición de que toda empresa puede ser dividida en seis grupos:

1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa.

2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.

3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.

4. Funciones de seguridad, relacionadas con la protección de los bienes y de las personas.

5. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.

6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración. Estos mismos elementos constituyen el proceso administrativo que pueden ser encontrados en cualquier área de la empresa, es decir, que cada cual desempeña actividades de planeación, organización, etc. como actividades administrativas esenciales. Desglosando estos elementos:

1. Planeación: involucra la evaluación del futuro y el aprovechamiento en función de él.

2. Organización: proporciona todas las cosas útiles al funcionamiento de la empresa y puede ser dividida en organización material y social.

3. Dirección: conduce la organización a funcionar. Su objeto es alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en el interés de los aspectos globales.

4. Coordinación: armoniza todas las actividades del negocio, facilitando su trabajo y sus resultados. Sincroniza acciones y adapta los medios a los fines.

5. Control: consiste en la verificación para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado. Su objetivo es localizar los puntos débiles y los errores para rectificarlos y evitar su repetición.

Además, de acuerdo a Fayol la capacidad principal de un operario es la capacidad técnica en tanto que la capacidad principal del director es la capacidad administrativa, es decir, cuanto más elevado el nivel jerárquico del director, más domina esta capacidad. Por tanto, a medida que se sube en la escala jerárquica la importancia relativa de la capacidad administrativa aumenta, mientras que la de la capacidad técnica disminuye.

Aunque la organización es en cierto modo igual a administración, Fayol hace una distinción sencilla: la administración es un todo del cual la organización es una de las partes. Partiendo de esta división puede decirse además que la organización es una unidad social y una función administrativa. Como unidad social en las que las personas interactúan, se divide en organización formal, que es aquella basada en una división racional del trabajo. Es la organización planeada, la que está en el papel. Por el otro lado, está la organización informal, que no es más que aquella que surge espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. Como función administrativa, la organización significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos responsables de ellos, unos con otros.

Todas las ciencias, incluso la administración, se debe basar en leyes. Fayol trató de definir sus principios generales de la siguiente manera:


1. División del trabajo: consiste en la especialización de las tareas.

2. Autoridad y responsabilidad: la primera es el derecho de dar órdenes, la otra es una consecuencia natural de la primera. Ambas deben estar equilibradas.

3. Disciplina: depende de la obediencia a los acuerdos establecidos.

4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.

5. Unidad de dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo un mismo objetivo.

6. Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales.

7. Remuneración del personal: debe haber una justa y garantizada retribución para los empleados y para la organización.

8. Centralización: se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización.

9. Jerarquía o cadena escalar: es la línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo.

10. Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

11. Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.

12. Estabilidad y duración (en un cargo) del personal: la rotación tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organización.

13. Iniciativa: la capacidad de visualizar un plan y de asegurar su éxito.

14. Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fuerzas para la organización.

Teoría de la Organización

La teoría clásica concibe la organización como una estructura. Para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada. Para Mooney, “la organización es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común.” Para Mooney, Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo del comportamiento administrativo, así, la preocupación por la estructura y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica. Para la teoría clásica los aspectos organizacionales se analizan de arriba hacia abajo (de la dirección a la ejecución) y del todo para las partes, exactamente al contrario del enfoque de la administración científica de Taylor.

División del Trabajo

De acuerdo a Gulick, “la división del trabajo constituye la base de la organización”. Esta conduce a la especialización y a la diferenciación de las tareas. La idea básica era que las organizaciones con elevada división del trabajo serían más eficientes que aquellas con poca división del trabajo. La administración clásica trata de esta división por departamentos, en tanto que la administración científica trata la división del trabajo a nivel operario, dividiendo el trabajo de éste.

La división del trabajo además puede ser en dos direcciones: vertical y horizontalmente. La primera de ellas corresponde a los niveles de autoridad y responsabilidad, definiendo los diferentes escalones de la organización. La otra, según los diferentes tipos de actividades desarrolladas en la organización; en un mismo nivel jerárquico, cada departamento o sección pasa a ser responsabilidad por una actividad específica y propia.

Coordinación
La coordinación debe ser basada en una comunión real de intereses. La coordinación indica que hay un punto de mira u objetivo a alcanzar que debe guiar los actos de todos. La presuposición básica era la de que cuanto mayor la organización y cuanto mayor la división del trabajo, tanto mayor será necesaria la coordinación, para asegurar la eficiencia de la organización como un todo.

Concepto de Línea y de Staff

Uno de los tipos más simples de organización es la llamada organización lineal, ésta se basa en los principios de:

§ Unidad de mando o supervisión única.

§ Unidad de dirección.

§ Centralización de la autoridad.

§ Cadena escalar.

En la organización lineal, los órganos que componen la organización siguen rígidamente el principio escalar – autoridad de mando. Sin embargo, para que los órganos de línea se puedan dedicar exclusivamente a sus actividades especializadas, se hace necesario contar con otros órganos encargados de la presentación de servicios especializados extraños a las actividades de los órganos de línea. Esos órganos que prestan servicios se llaman de “staff” o de asesoría los cuales proveen servicios, consejos, recomendaciones, etc. Los órganos de staff no obedecen al principio escalar ni poseen autoridad en relación a los órganos de línea.

Elementos de la Administración
Al definir la administración, Fayol definió además los elementos que la componen. Estos son a saber: planeación, organización, mando, coordinación y control. Estos cinco elementos constituyen las llamadas funciones del administrador. Sin embargo, cada autor clásico definió los elementos de la administración de un modo un tanto diferente. Si bien no se apartaron del enfoque de Fayol, lo visualizaron de un modo diferente. Urwick, por ejemplo desdobló el primer elemento, la previsión, en tres fases diferentes – investigación, previsión y planeamiento. De modo que para Urwick, los elementos de la administración son: investigación, previsión, planeamiento, organización, coordinación, mando y control.

Principios de Administración
Son las normas o leyes capaces de resolver los problemas organizacionales. De acuerdo a Fayol, estos principios son aproximadamente catorce. Otros autores, como Urwick, los simplifican. De acuerdo a éste último los principios son cuatro:

1. Principio de especialización: una persona debe realizar una sóla función en cuanto fuere posible, lo que determina una división especializada del trabajo.

2. Principio de autoridad: debe haber una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada individuo de base.

3. Principio de la amplitud administrativa: destaca que cada superior no debe tener más de cierto número de subordinados. El número de subordinados varía según el nivel de los cargos y la naturaleza de estos.

4. Principio de definición: los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y comunicados a todos.

Críticas de la Teoría Clásica

Finalmente, y luego de formulada la teoría clásica surgieron sus críticas. Estas son numerosas, contundentes y generalizadas. Primeramente, la teoría clásica tiene un enfoque simplificado de la organización formal, dejando de lado la organización informal. Segundo, la ausencia de trabajos experimentales que pudieran dar una base científica a sus afirmaciones y principios. Fayol y sus seguidores denominaban principios, que es un sinónimo de ley, a sus afirmaciones que estaban basadas en su observación y que por lo tanto, eran empíricas y no demostradas. Tercero, tiene un enfoque incompleto de la organización y la visualización de la organización como si ésta fuera un sistema cerrado. Este enfoque incompleto radica en que no consideran el factor humano dentro de la organización.

BIBLIOGRAFIA

Chiavenato, Idalberto

Introducción a la Teoría General de la Administración

McGraw-Hill / Interamericana de México S.A. de C.V.

Tercera Edición

Naucalpan de Juárez, Estado de México

1989
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